O problemă presantă pentru fiecare antreprenor al unui punct de alimentație publică, aparută în contextul crizei actuale, este cea a reducerii costurilor. În cadrul unui restaurant, principalul cost este cel cu materia primă consumată în procesul de producție. În articolul de față voi incerca să explic cum poate ajuta un program de gestiune a stocurilor la reducerea costurilor și pierderilor aferente producției culinare.

Dacă doriți să obțineți performanță și să reduceți costurile în zona producției culinare, trebuie de acționat asupra a patru factori importanți:

– Procesul de aprovizionare;
– Furnizori și prețuri;
– Optimizarea stocurilor;
– Reducerea pierderilor din stocare sau producție excesiv de mare;
– Reducerea pierderilor din furturi.

Orice sistem informatic performant trebuie să poată asigura controlul procesului de aprovizionare într-un local. Aceasta înseamnă să poată seta o listă de furnizori și oferte, să permită compararea prețului din ultima ofertă, cu prețul ultimei achiziții, pentru a putea detecta creșteri nejustificate de prețuri și a putea permite implementarea unui lanț de aprovizionare, în care necesarul trimis de bucătarul șef este filtrat prin stocul existent, aprobat de managerul direct și trimis sub formă de comandă la furnizor.

În același timp, sistemul trebuie să fie capabil să lucreze cu ofertele furnizorilor, să stocheze ultimul preț de aprovizionare pentru respectiva materie primă (pentru a verifica prețul achiziției curente cu prețul achizitiei precedente), să țină stocuri minimale, optimale și maximale pentru fiecare materie primă aflată în gestiune și termene de expirare.

Aceste ultime informații sunt necesare pentru optimizarea stocului și eliminarea pierderilor din stocarea materiilor prime.

Controlul asupra stocului de marfă se realizează prin utilizarea gestiunii cantitativ – valorice la preț de achiziție și a descărcării de gestiune pe bază de rețetă, practic în acest fel fiind realizat un control al producției culinare. Există două metode de înregistrare a valorii de gestiune a mărfurilor la preț de achiziție: metoda – primul intrat-primul ieșit și metoda – prețului mediu ponderat.

Diferențele sunt minore între cele doua metode. Acest lucru se datorează faptului că produsele care au variații mari de prețuri de la un sezon la altul, sau chiar de la o săptămână la alta, sunt ținute pe stoc perioade foarte mici de timp, fiind produse perisabile (un exemplu în acest sens fiind legumele).

Pentru a obține rezultate cu un program de gestiune pentru fast food si stocurilor este foarte important ca datele introduse să fie reale și corect introduse. Una din cele mai mari probleme este cea a rețetelor introduse.

De multe ori, în programul de gestiune sunt configurate un numar foarte mare de rețete, fie ca sunt duplicat ale altor rețete, fie că au fost folosite o singură dată, fie ca au fost introduse ca să fie acolo în caz de nevoie. Această abundență de rețete creează confuzie, îngreunează operarea sistemului de gestiune a stocurilor și denaturează rezultatele.

În cele mai multe cazuri, o analiză atentă a rețetelor introduse conduce la concluzia că jumatate din ele pot fi șterse.

O altă problemă legată de configurarea rețetelor în sistemul de gestiune a stocurilor, este problema compoziției fiecărei rețete. Această problemă are două componente. Prima este legată de modul în care bucătarul prezintă rețeta către departamentul contabilitate (linguri în loc de grame), iar cea de-a doua se referă la ce rețeta este aleasă pentru introducere (bucătarul indică o rețetă dintr-o carte, în loc să prezinte rețeta așa cum o gatește el).

În afara rezolvării acestor probleme, programul de gestiune trebuie să permită configurarea mai multor gestiuni distincte, să faciliteze procesarea producției în timp real specifică unui restaurant (în contrast cu producția pe baza de fișă de producție specifică altor industrii), să permită stoc de semifabricate (specific producției din laboratorul de cofetărie) precum și existența celor două tipuri de materii prime: cele ce fac parte dintr-o rețetă și cele ce se vând ca atare în restaurant (ex. făina în comparație cu o sticlă de bere).

Programul trebuie să asigure descarcarea în timp real a gestiunii (adică porția de șnițel de pui se descarcă imediat după vânzare pe componente) specifică unităților de tip fast-food sau descarcarea gestiunii la sfârșitul zilei (specifică restaurantelor). În cazul lanțurilor de restaurante sau fast-food-uri mai apare o componenta importanta: centralizarea, atat a partii de configurare a sistemelor informatice (rețete, materii prime, furnizori), cât și a părții de raportare centralizată (urmărirea stocurilor) pe locații individuale și grupe de locații.

Rsistems.ro – Sistem de automatizare HoReCa in Romania