fbpx
iiko-help

GESTIUNI

Descriere

Fiecare operațiune din cadrul gestiunii este înregistrată în documente separate: facturi, bonuri de consum, fișe de pregătire, inventar etc. Documentele sunt grupate conform tipului acestora și pot fi accesate din secțiunea Gestiuni → Documente.

Acest articol descrie operațiile care sunt utilizate pentru toate tipurile de documente și listele lor: sortarea, filtrarea, adăugarea, imprimarea etc. Funcțiile specifice sunt descrise în articole separate pentru fiecare tip de document.

Drepturi

Acțiunile disponibile utilizatorilor atunci când lucrează cu documentele de gestiune sunt determinate de drepturile de acces. De exemplu, posibilitatea de a crea diverse documente.

Pentru a evita greșelile limitați drepturile angajaților în funcție de responsabilitățile. Pentru mai multe detalii, consultați articolul Drepturi de acces.

Lista documentelor

În mod implicit în listă sunt afișate documentele din ultima lună. Pentru a vizualiza documentele pentru altă perioadă, în câmpul Pentru perioada selectați alt interval de timp cu ajutorul calendarului.

Dacă din greșeală ați șters un document pentru al vedea bifați câmpul Afișare eliminate.

Lista documentelor poate fi filtrată după unul sau mai mulți parametri. Pentru aceasta setați valorile necesare în filtru de căutare accesând pictograma „ ”  din colțul dreapta sus a denumirii coloanei. În listă se vor afișa doar documentele care conțin informația căutată. De exemplu, pentru a căuta documentele create pe cate o gestiune, introduceți numele acesteia în coloana Gestiune. În listă se vor afișa doar documentele care corespund valorii indicate.

Documentele din listă pot fi grupate după valorile majorității câmpurilor. Pentru aceasta, plasați cursorul mouse-ului peste antetul coloanei prin care doriți să grupați documentele, apăsați butonul stâng al mouse-ului, trageți acest titlu într-o zonă specială situată deasupra listei cu date și eliberați butonul mouse-ului. Gruparea poate fi realizată pe mai multe niveluri. Lista grupată poate fi extinsă și restrânsă prin apăsarea butoanelor  și .

Lista documentelor poate fi sortată după orice parametru. Pentru aceasta, faceți click pe antetul coloanei, datele vor fi sortate în ordine crescătoare, se va afișa pictograma .  Repetarea acțiunii va schimba direcția de sortare, se va afișa pictograma .

Pentru filtrarea documentelor cu ajutorul constructorului de filtru, treceți cursorul peste antetul coloanei și faceți click pe pictograma . Din lista derulantă selectați elementul ”(personalizat)” specificați condițiile de filtrare și apăsați butonul OK.

Prelucrarea de grup

iiko permite prelucrarea mai multor documente simultan. Pentru aceasta selectați documentele din listă ținând apăsată tasta Ctrl sau Shift, apăsați butonul drept al mouse-ului și alegeți punctul necesar din meniul contextual. Această acțiune este însoțită de mesaje informative.

Dacă în timpul procesării sau expedierii mai multor documente apar erori sau avertismente, atunci se va deschide fereastra de prelucrare grupată a documentelor. Aici veți putea afla detalii despre statutul operațiunii. Pentru a continua prelucrarea documentelor bifați documentele necesare și apăsați butonul Validați elementele marcate. Pentru a selecta toate documentele, apăsați butonul drept al mouse-ului și alegeți Selectați tot.

Documente

Adăugare

Numărul documentelor se atribuie automat în conformitate cu șablonul configurat, pentru mai multe informații consultați articolul Numerotarea documentelor.

Un document poate fi adăugat în baza unui document existent. Pentru aceasta, selectați din meniul contextual Copiați sau din meniul din partea de sus apăsați butonul Copiați.

La crearea manuală a documentelor valoarea pentru prețul de cost și soldul pe gestiune al acestora sunt afișate numai după ce apăsați butonul Actualizați.

Documentele de gestiune conțin tag-uri pentru fiecare tip de nomenclator. Tipul de nomenclator disponibil este determinat de tag-ul selectat în partea de sus a listei la care lucrați: „Toate (predefinit)”, „Marfă”, „Produse finite”, „Semifinite”, „Servicii”, „Modificatori”.

Marfa poate fi adăugată în documente și cu ajutorul codului de bare. Pentru aceasta →Setări de gestiune bifați opțiunea Utilizați codurile de bare la crearea documentelor. În documente va apărea coloana Cod de bare. La introducerea codului de bare în document unitatea de măsură legată de acel produs se va seta automat.

În iiko pot fi înregistrate documente pentru consumul produselor cu formarea soldurilor negative, precum și intrări pe gestiune cu formarea soldurilor negative. Această posibilitate se stabilește în Setări întreprinderii comerciale →Setări de gestiune și Drepturi de acces. Dacă utilizați metoda FIFO, indiferent de setările stabilite, este interzisă procesarea documentelor de intrare cu sold negativ. Dacă încercați să înregistrați o astfel de operație se va afișa un avertisment.

Când creați documente de inventar, puteți specifica timpul de înregistrare. Pentru aceasta, trebuie să aveți dreptul “Editați ora documentului” (B_CEDT). Dacă nu dețineți astfel de drepturi, documentul va fi creat cu data și ora prestabilită în Setări întreprinderii comerciale →Setări de gestiune.

Înregistrări contabile

Pentru a afla ce înregistrări contabile au fost generate pentru document, selectați Acțiuni → Afișare înregistrări contabile. Sistemul va afișa datele tuturor înregistrărilor pe conturi contabile. Operațiunea este permisă numai angajaților cu următoarele drepturi: “Lucru cu finanțe” (B_FIN) și  “Deschideți cont” (B_MCB).

Toate înregistrările contabile posibile ale documentelor sunt descrise în articolul Lista tranzacțiilor.

Imprimarea

Toate formularele de tipar, care pot fi apelate din document pot fi imprimate și din lista generală a documentelor. Pot fi imprimate doar documentele salvate. Dacă ați creat un document căruia i s-a atribuit un număr dar nu este salvat, acesta nu va putea fi imprimat.

Editarea

Pentru a vizualiza, modifica sau procesa un document, selectați-l și apăsați butonul Deschideți sau faceți dublu click pe document.

Dacă după vizualizarea unei facturi doriți să o lăsați neschimbată, faceți clic pe butonul Ieșiți fără salvare. Pentru a salva modificările accesați butonul Salvați și închideți. În mod implicit factura se va salva cu procesare, adică se vor aplica modificările. Dacă doriți să anulați înregistrarea oricărei facturi, deschideți si debifați caseta cu procesare  și faceți clic pe butonul Salvați.

Rapoarte

Din meniul contextual al Facturii, Transferului între gestiuni și Fișei de consum pot fi obținute rapoartele:  „Mișcare marfă” și „Raport pe intrări de materie primă în componența produsului finit”. Raportul „Mișcare marfă” poate fi deschis de asemenea din meniul contextual al raportului Sold pe gestiuni. Mișcarea mărfii este afișată numai pentru acele gestiuni care au fost specificate în documentul de bază.

În raport pot fi afișate date în mod amănunțit, de exemplu, pe gestiuni. Pe fiecare gestiune acest raport poate fi vizualizat în ferestre diferite. Rapoartele precum  Mișcare marfă, Bilanț de verificare extins  și Sold pe gestiuni pot fi vizualizate în ferestre diferite.

Angajați

Pentru a lucra în sistem, angajaților le sunt create fișe personale unde se atribuie funcții și drepturi de acces. Pentru a controla și înregistra timpul de lucru, se întocmește un program pe baza căruia se calculează salariile, bonusurile sau (penalizari in caz exceptional). Pentru a încuraja și mai mult activitatea angajatilor, sunt create programe motivaționale.

Calculul salarizării

Salarizarea angajaților poate fi calculată automat (pentru angajații care lucrează ținând cont de prezență și schimburi, de exemplu, manageri) sau manual (pentru angajații care lucrează fără a monitoriza prezența, de exemplu, administatorii).  Sistemul iiko funcționează prin metoda „acumulării”: salariile (precum și bonusurile sau penalizari) sunt mai întâi acumulate și apoi plătite.

 Atenţie!  Salarizarea automată și salarizarea manuală NU ar trebui să fie efectuate simultan pentru același angajat, altfel va duce la o salarizare dubla.

Pentru ca salariul să fie acumulat automat unui angajat, trebuie să i se atribuie un program și să fie afișate prezențele.  În acest caz, astfel de acumulări se fac uniform și pe măsură ce se acumulează, aceste sume vor fi afișate în rapoarte care vă permit să vizualizați costurile aproximative ale forței de muncă în orice moment.

            Calculul automat al salarizării

Sistemul iiko oferă posibilitatea de a ține evidența angajaților cărora li se atribuie un salariu fix lunar.  Acest lucru permite, dacă un angajat lucrează toată luna într-un mod obișnuit (fără ore suplimentare, concediu medical, etc.), să calculeze și să acumulați automat salariul în cuantumul salariului stabilit.  În cazul orelor suplimentare, acestor angajați li se plătește o sumă suplimentară peste salariul lor.  În același mod, sunt luate în considerare și concediile medicale, absențele de la serviciu și concedierile.

Pentru a seta calcularea automată a salariului:

  1. Setați numărul mediu de ore de lucru pe lună în Administrare → Setări întreprinderi comerciale → Pontaj, sectiunea Evidența salariului. (implicit 170 de ore).
  2. Specificați programul de lucru „salariu” în setările posturilor angajaților. În câmpul Tarif pe oră va fi setată o valoare egală cu salariul împărțit la numărul mediu de ore de lucru într-o lună și care nu va fi disponibil pentru editare.
  3. Configurați plata angajatului în fișa sa, în tab-ul Achitare. Sumele fixe care pot fi emise unui angajat se vor adăuga în câmpurile Salariu și Avans.
  4. Dacă nu doriți să se calculeze penalități pentru întârziere sau plecarea mai devreme atunci faceți-le inactive în tipuri de rețineri.
  5. Setați tipurile de ture care vor fi utilizate la crearea programului pentru angajații care lucrează pentru salarii fixe.
  6. Atribuiți programul unui angajat. Singurele ture care vor fi utilizate pentru calcul sunt cele care au înregistrat cel puțin o prezență (indiferent de durata acesteia). Dacă o tură nu este confirmată de o prezență, această tură nu va fi luată în calcul.
  7. Creați tipuri de prezențe cu coeficientul de ajustare necesar care va confirma tura unui angajat. Stabilirea coeficienților este obligatorie deoarece aceștia sunt implicați în calcularea salariului angajatului (dacă coeficientul este de 100%, plata pentru tură va fi calculată integral, dacă este 50%, atunci doar jumătate, dacă 0%, de exemplu atunci când angajatul este absent plata nu se percepe).

 Notă. Pentru a simplifica evidența concediilor medicale, a concediilor de odihnă și a altor zile nelucrătoare (plătite și neplătite), sistemul poate crea automat prezențe nelucrătoare (vezi Programul).

În mod implicit, salariul este calculat conform unui program (acest lucru vă permite să vizualizați costurile de personal estimate în orice moment).  Dacă sunt îndeplinite toate condițiile descrise mai sus, atunci puteți calcula plata salariului.  Pentru aceasta:

  1. Deschideți „Raportul centralizat pe salarii” (din meniul Angajați sau Rapoarte). O descriere detaliată a raportului este dată în articolul Raport centralizat pe salarii.
  2. Faceți clic pe Acțiuni → Recalculați Salariul. În fereastra care se deschide, specificați perioada pentru recalculare și faceți clic pe butonul Recalculare.

Atenţie. La calcularea salariului, perioada trebuie să fie egală cu luna calendaristică (începutul perioadei este prima zi a lunii, sfârșitul este prima zi a lunii următoare). Dacă perioada este diferită, atunci calculul salariului va fi incorect.

O nouă datorie pentru angajați va fi creată conform algoritmului de calcul al salariilor.Dacă trebuie să reveniți la calculul datoriilor „După program” recalculați salariul.

Salariile sunt calculate conform următoarei formule:

 * Durată tură – (timp neplătit)

 * Tarif

 * Coeficient de ajustare a prezenței

 

La calcul, se iau în considerare atât zilele lucrătoare cât și concediile medicale, vacanțele și alte ore libere neplătite (confirmate prin prezențe cu coeficienți de ajustare corespunzători). Orele suplimentare nu sunt incluse în calculul pentru programul de lucru „Salariu”.

Pentru a înregistra orele suplimentare trebuie să creați ture speciale cu parametru „ore suplimentare”. Calculul acestor ture se efectuează în conformitate cu metoda „după program” (prin suprapunerea prezenței și a turei). Plata pentru tura de ore suplimentare confirmata de prezență se acumulează ca plată suplimentară la salariu.

            Calculul manual al salarizării

Puteți renunța la înregistrarea prezenței și programării de către angajat și să plătiți manual salariile pe lună sau săptămână.  In acest caz penalitatile nu vor fi percepute automat.  Puteți calcula manual salariul sau puteți emite o plată în avans unui angajat care lucrează în orice program, nu neapărat în programul „salariu”.  Sumele în avans și salariile pot fi specificate pentru un angajat și pentru o funcție.

De asemenea puteti efectua plăți angajaților în modul manual folosind butonul Calculați salariu din Raport personal al angajatului sau pentru toți angajații dintr-o dată din Raportul centralizat pe salarii. Pentru fiecare angajat se va crea o tranzacție salarială. Valoarea salariului se introduce din fișa angajatului.

Operațiunile de emitere a unei plăți în avans și restul restanțelor salariale se efectuează în mod similar. Pentru a face acest lucru, rapoartele utilizează elementele din meniul de comenzi rapide (sau Acțiuni) Eliberează avans și Atribuiți bani. Suma plății în avans poate fi preluată din setările de plată a angajatului sau poate fi emisă o sumă arbitrară pentru angajatul selectat.

Ordine de plată

Ordinul de plată în iiko este utilizat pentru a efectua calculul salariului și pentru a plăti salariile angajaților organizației. Acesta este generat manual de către angajatul responsabil pentru fiecare perioadă de facturare. Poate exista un singur ordin de plată într-o perioadă.

De regulă, partea principală a salariului se plătește în următoarea lună calendaristică.  În dispozitia de plata, plățile sunt „atribuite” unei anumite perioade, indiferent de momentul în care au fost efectuate.

Dispozitia de plata se bazează pe înregistrările de acumulări și deduceri ale contului „Decontări curente cu angajații” aferente perioadei documentului și a plăților care au numărul acestui extras. Ordinul conține o listă a angajaților pentru care sunt înregistrate calculele de salarizare pentru perioada respectivă sau sumele datorate.

Tipuri de plăți

Acceptarea plății pentru serviciile prestate sau bunurile vândute este înregistrată prin iikoFront. Poate fi efectuată în diferite moduri:

  • plată în numerar
  • carduri bancare
  • plată fără numerar
  • protocol

 

Contabilizarea banilor se efectuează în funcție de metoda de plată selectată și tipul de plată.

Plata nu se referă numai la acceptarea plății pentru comenzi ci și la configurarea iikoKitchen și a circulației mărfurilor. Pot fi configurate următoarele operațiuni de depozitare:

  • pregătire
  • expediere
  • transfer
  • procesare
  • consum
  • inventar

Metodele de plată disponibile și setările acestora sunt specificate în iikoOffice. Odată cu instalarea sistemului în mod implicit sunt configurate cele mai populare metode de plată. Acestea sunt prezentate în secțiunea VânzăriTipuri de plată.

În setările întreprinderii pentru grupe pot fi setate tipul de plată, care va apărea în mod implicit în fereastra de acceptare a plății din iikoFront. Acest tip de plată nu poate fi eliminat din lista tipurilor de plată din secțiunea vânzări cu amănuntul, iar la editarea parametrilor principali ai acestui tip de plată vor fi indisponibili.

Pentru a configura o nouă metodă de plată:

  1. Selectați Vânzări→Tip de plăți, apoi faceți clic pe butonul Adăugați.
  2. Specificați parametri de plată. Aspectul ferestrei de configurare a metodei de plată și parametrii acesteia depind de tipul de plată în cauză.
  3. Unele tipuri de plăți pot fi utilizate numai pentru plăți externe, nu pot fi selectate manual la casa de marcat. Bifați caseta Interziceți de introdus manual. Astfel de plăți vor fi adăugate numai prin API și vor apărea în iiko ca plăți externe.
  4. Dacă această metodă de plată poate fi combinată cu una dintre celelalte metode (această metodă poate fi utilizată pentru a plăti o parte a comenzii), atunci ar trebui să bifați câmpul Poate fi combinată cu alte tipuri de plată.
  5. Dacă doriți ca tipul de plată să fie aplicat numai anumitor categorii de alimente, debifați caseta Aplicare la toate categoriile de alimente și selectați categoriile de alimente necesare din listă.

 Dacă caseta de selectare nu este bifată și doar unele categorii de feluri de mâncare sunt selectate în listă, atunci va fi imposibil să plătiți folosind acest tip de plată pentru o comandă în care există feluri de mâncare care nu aparțin categoriilor selectate. Vi se va solicita un mesaj că aceste produse trebuie transferate într-o altă comandă.

  1. Dacă bonul de vânzare trebuie să fie tipărit atunci când înregistrați o operațiune prin acest tip de plată, bifați câmpul Imprimați bonul produsului și specificați numărul de copii care vor fi tipărite.
  2. Bifați Deschideți sertarul de bani dacă sertarul de bani ar trebui să se deschidă automat la finalizarea unei operațiuni înregistrate de acest tip de plată.
  3. Pentru a introduce automat suma comenzii la plată, bifați câmpul Înstalați suma concretă.
  4. Plățile pot proveni din sisteme externe prin API. De exemplu, un client poate plasa o comandă și plăti cu cardul bancar pe site-ul restaurantului. Pentru a permite astfel de plăți bifați caseta Poate fi primită din afară.
  5. Plățile externe necesită să specificați un cod special prin care plata este identificată în API-ul extern. Introduceți o valoare în câmpul Cod, de exemplu „VISA”. Acestea pot fi coduri de sisteme de plăți, de exemplu, Yandex sau Qiwi. Acest cod trebuie să fie alfanumeric și este introdus numai cu majuscule.
  6. Pentru tipul de plată, se poate seta calculul automat al reducerii.

Exemplu: atunci când plătiți o comandă cu un voucher, valoarea comenzii este redusă automat cu 10%.  Pentru a face acest lucru în partea de jos a ferestrei în câmpul reducere / adaos, selectați una dintre reducerile sau adaosurile configurate anterior.

  1. Raportul pe fluxul cash flow poate furniza informații cu privire la orice tip de plată (câmpul „Articol mișcare flux de bani”). În mod implicit, pentru plățile în numerar, este setat articolul „Venituri”. Dacă este necesar, evidența fluxului de numerar poate fi efectuată fară a o include în fluxul cash flow, pentru aceasta, în tipul de plăți în numerar pentru câmpul „Articol mișcare flux de bani” selectați un rând gol.
  2. Puteți adăuga informații despre acest tip de plată în câmpul Comentariu.
  3. După setarea tuturor parametrilor, faceți clic pe butonul Salvare.

Definirea unui depozit în funcție de tipul locului de pregătire

La crearea unui document de înregistrare a mișcărilor, parametrii necesari sunt depozitul din care se face consumul și depozitul unde sunt primite mărfurile sau produsele.  Depozitele pentru consum și primire sunt specificate pentru document în tipul de plată, configurat pentru înregistrarea acestei operațiuni în două moduri: adăugându-le manual prin selecție din listă sau automat după tipul locului de pregătire, specificat în fișa elementului de nomenclator.

Dacă în tipul de plată, stocurile urmează să fie definite în funcție de locul de pregătire, atunci pentru fiecare articol din document se va seta un depozit de consum/intrări în felul următor:

  • Dfd
  • Klllklk

Tipuri de depuneri/retrageri

La retragerea numerarului, banii sunt transferați din contul principal în contul corespondent, în timp ce la depunerea de bani procesul este invers. Retragerea este înregistrată în mod implicit din contul „Case de marcat”, acesta este un cont pentru colectarea de numerar în timpul unui schimb de tură.

Pentru a putea înregistra în iikoFront operațiunile de depunere/retragere a numerarului (care nu au legătură cu vânzările directe), precum și pentru a înregistra fluxul de numerar în Planul de conturi, trebuie să configurați tipurile posibile ale acestor operațiuni.

Prin intermediul interfeței iikoFront, pot fi înregistrate nu numai retragerile de numerar din sertarul de bani, ci și încasarea de numerar de la seif la bancă.

Retragerile pot fi înregistrate în iikoFront nu doar din contul „Case de marcat” în contul specificat în setările tipului de depunere/retragere. Este posibilă înregistrarea oricărei tranzacții financiare cu privire la mișcarea fluxului de bani. Dacă oricare dintre aceste conturi nu este un cont „Case de marcat”, atunci operația va fi nefiscală. Pentru aceasta, contul care ar trebui utilizat în locul contului „Case de marcat” trebuie specificat în setările tipului de depuneri/retrageri în câmpul „Șef-cont”. Contul unde ar trebui să ajungă banii trebuie specificat în câmpul „Cont coresp.”.

Când înregistrați o depunere/retragere în iikoOffice, în câmpul „Șef-cont” automat se înscrie contul conform fișei deschise din Planul de conturi și nu contul principal din setările tipului de depuneri/retrageri. Vedeți de asemenea și articolul despre Contabilitate în iiko.

Pentru a configura o operațiune standard de depunere sau retragere:

  1. Selectați Tipuri de depunere/retragere din meniul Vânzări.
  2. Pentru a stabili un nou tip, apăsați butonul Adăugați.
  3. Specificați tipul operațiunii („depunere”, „retragere” sau „retragere venit”) și introduceți numele acestuia reflectând scopul său.
  4. În cazul în care câmpul „Șef-cont” este lăsat necompletat, atunci contul „Case de marcat” va fi utilizat în mod implicit. Dacă retragerea nu se face din contul „Case de marcat” (acest cont reflectă banii din sertarul de bani), dar se folosește în schimb un alt cont, atunci specificați-l în câmpul „Șef-cont”.  În acest caz, operațiunea va fi nefiscală.
  5. În câmpul „Cont cresp.”, selectați din listă numele contului pe care vor fi înregistrate sumele depuse sau retrase. În funcție de contul selectat, se va determina tipul de contractant, dintre care una va trebui specificată la efectuarea acestei operațiuni.
  6. În câmpul „Articol mișcarea fluxului de bani” indicați articolul pentru această operațiune. Acest articol va fi setat automat la înregistrarea unei astfel de operațiuni pe cont în Planul de conturi.
  7. Pentru ca datele despre această operațiune să fie atribuite unui anumit punct de lucru atunci când primiți rapoarte, selectați-i numele în câmpul Punct de lucru pentru activități în iikoOffice sau iikoChain. Pentru operațiile efectuate prin iikoFront, acest parametru nu este setat.
  8. Dacă doriți să setați o limită pentru mărimea sumei depuse sau retrase, bifați caseta și introduceți suma maximă de depunere/retragere.
  9. Dacă intenționați să înregistrați această operațiune de depunere sau retragere de bani în iikoFront, debifați caseta de selectare Interziceți de introdus manual.
  10. Pentru ca angajatul care efectuează o operație de acest tip să înregistreze motivul executării acesteia, trebuie să existe o bifă în câmpul care necesită introducerea comentariilor la operație în iikoFront. În acest caz, la efectuarea unui depozit sau retragere, va apărea o fereastră cu tastatură pe ecran, în care va trebui să introduceți un comentariu pentru a finaliza această operațiune.
  11. După introducerea tuturor parametrilor, faceți clic pe butonul